在企業的各個部門內，Excel Pivot table是常見的數據管理工具。但隨著業務增長和市場趨勢變化，企業要管理的數據便變得龐大，工作量也顯得更繁重，因此全球企業已紛紛尋找一個更先進的自動化解決方案。當中，不少公司都選擇了如HubSpot般的革新數據管理方案。
Pivot table是什麼？
Pivot Table（樞紐分析表）是一種強大的數據分析工具，主要用於在Excel中對大量數據進行彙總、分析與視覺化。透過Pivot Table，使用者可以迅速整理和重新排列數據，以便從不同角度深入分析。例如，透過簡單的拖放操作，就可以根據各種欄位和條件來查看數據的彙總結果。
Pivot table點用？
Pivot Table（樞紐分析表）是Excel中常用的數據分析工具，能快速整理大量資料。Pivot table的基本使用步驟如下：
1. 整理Excel表的數據
整理Excel表格內的數據，確保表內沒有空白的儲存格，同時確認表內的每項數據欄目都有特定標題（例如「日期」「銷售金額」「地區」等）。清晰的數據結構有助Pivot Table正確識別數據所屬的欄目。
2. 插入Pivot Table（樞紐分析表）
- 開啟Excel後，選取數據範圍。
- 點擊選項欄中的「插入」選項，並選擇「樞紐分析表」。
- Excel會立刻顯示彈出視窗，並要求選擇樞紐分析表的儲存位置。你可以根據你的需求選擇「新工作表」或「現有工作表」。
3. 設定Pivot Table中的欄目
- 插入樞紐分析表後，右側會顯示「樞紐分析表欄位」的選項版面。
- 在選項版面，你可以將不同欄目拖放到「篩選」、「列」、「欄」或「值」的位置。
- 值（Value）：儲存數據的欄目（如「銷售金額」）通常會放入「值」的欄目，可以自動計算總和（SUM）或計算平均值（Average）。
- 列（Column）：主要用作把數據進行分類的欄目（如「日期」、「地區」等），與「欄」不同的是「列」是縱向分組的。
- 篩選（Filter）：主要用作針對特定條件進行數據篩選，讓圖表只顯示想要的數據。
- 欄（Row）：主要用作把數據名稱進行分類的欄目（如「產品類別」等），與「列」不同的是「欄」是橫向分組的。
4. 調整數據計算方式
- 如果數據需要不同計算方式，可以點擊「值」的欄目中的下拉箭嘴，選擇「顯示方式」或「計算方式」（如SUM、Average、Count等）。
5. 設定表格格式
- 在「樞紐分析表設計」中，選擇樣式以強化表格的視覺對比。
- 如果需要進一步篩選或進行數據排列，你可以透過「篩選」按鈕選擇你需要查看的數據。
6. 數據更新
- 當更變原本的數據時，你只需要在樞紐分析表上點擊右鍵並選擇「重新整理」，Excel便會自動更新樞紐分析表。
HubSpot是什麼？
HubSpot是一個全面的業務管理平台，它不僅提供客戶關係管理（CRM）功能，還包含銷售、市場營銷、客戶服務和數據分析等工具，迎合不同部門團隊的需求。這個平台旨在通過自動化和集成解決方案，提升工作效率，幫助你的企業在競爭激烈的市場中保持領先優勢。
試算表 vs HubSpot 五大功能比併
1. 管理及輸入數據
使用Excel Pivot Table涉及大量人手管理工序：輸入和更新聯絡人資料、追踪每宗交易的銷售階段、計算營銷企劃積效、記錄及跟進客戶查詢等。隨著業務擴展，人手處理這些工作的效率和準確度難免會大打折扣。
HubSpot作為一個更佳的解決方案，不但集中所有數據在同一個平台，避免不同團隊的試算表數據並不互通，而且能夠根據聯絡人的動態（例如瀏覽紀錄、遞交表格、發送訊息）自動化功能更新和整合資料，讓你和團隊獲得準確數據和豐富見解。
假如你有銷售團隊，歡迎點閱這篇網誌，探索HubSpot如何為你花費更少人力，在更短的時間實現更多的銷售。
2. 報告與分析
企業使用Pviot Table合併數據和建立報告時，數據偶爾也會有遺失或不完整，而且數據可視化的程度也有限。HubSpot則提供了進階的報告工具和可定制的儀表板（Dashboard），使得數據分析變得直觀且自動化，從而洞悉更多見解。
例如，數碼營銷團隊可以使用HubSpot自動生成月度報告，更有質量和效率地掌握網站流量、潛在客戶轉化率和企劃的整體表現：
（圖片來源：HubSpot）
3. 項目管理（Project Management）
在項目管理方面，Excel和Google Sheets用家只能手動列出任務、設定截止日期，以及人手更新項目進度，非常不利於團隊協作和實時跟蹤進度。
在HubSpot平台上，你可透過建立和分配任務，從而追蹤你和團隊的待辦清單，增加管理的互動和協作性。你更可以將任務建立為與特定聯絡人或交易相關，令數據的關連性更加明顯。
（圖片來源：HubSpot）
4. 系統整合能力
企業若以人手將數據由一個試算表遷移至其他檔案或系統，定必花費大量時間和人力，而且不但容易有錯漏，也可能缺乏數據的兼容和實時整合的能力。
HubSpot則透過與各種平台的無縫整合，實現自動數據同步，從而節省遷移時間並減少錯誤。例如，企業可以將其電子商務平台與HubSpot整合，自動更新客戶購買記錄和銷售數據。此外，香港和亞洲企業常用的軟件（包括Databox、Hotjar、PandaDoc、Sleekflow和Zapier等）統統能夠原生整合至HubSpot平台。
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5. 資訊安全與協作權限
當企業共享Excel和Google Sheets進行數據管理時，經常會遇到訪問限制、版本不兼容性，以及無法追蹤數據變更的難題，有時甚至會因為試算表擁有者離職而導致其他同事無法存取數據。
HubSpot則將所有數據集中於一個平台上，透過設置靈活的用戶訪問控制和自定義權限，讓企業能夠精確定義不同團隊或個人的數據造訪權限，確保所有成員都能掌握他們所需的資訊。這種方法不僅提高了數據管理的效率，也大大減少了數據遺失或錯誤存取的風險。
而且，HubSpot通過強大的數據加密技術來防止未經授權的訪問，同時提供2FA（Two Factor Authentication，雙重認證）和SSO（Single sign-on，單一登入）的登入選項，積極應對任何數據安全威脅：
轉換到HubSpot的好處
轉向HubSpot不僅能提高業務管理的效率和可擴展性，還能提供即時的數據分析，協助各個部門做出更明智的決策。而且HubSpot支援英文版、中文版及更多語言界面，不論本地或國際企業皆能輕鬆操作。
我們有不同規模和產業的客戶，也因為選用HubSpot而獲得業務的新局面，你可以點閱這些案例，見證各間企業的轉型故事。
總結：你應該選擇HubSpot管理數據嗎？
隨著業務環境的不斷變化，現代化的數據管理方式變得越來越重要。HubSpot提供的不僅僅是一個工具或平台，而是一種讓企業能夠更有效地營運和發展的策略。我們不僅提供專業的HubSpot設置和支援服務，還會針對香港及亞洲市場制定最適合你的培訓方案，確保你的團隊也能充分體驗HubSpot的強大優勢。
