寫英文商務電子郵件一般比講英文簡單：你不必擔心發音錯誤，而且可以慢慢修改郵件的內容。但是在寫郵件時，你需要記住以下五大技巧，以保證你的郵件可以讓收件人留下深刻和正面的印象。
1. 瞭解郵件術語
英文電郵發送程序有很多縮寫，如果不瞭解它們的意思，你可能會錯把要求老闆加薪的郵件發給整個辦公室！
- Reply to all：表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人
- cc（carbon copy）：指郵件發給你指定的人
- bcc：b的意思是blind（掩藏的），指你可以悄悄地發送郵件而不讓其他人知道
- Forward：意思是讓你通過轉發的功能發送郵件，有時簡寫成「FW」
2. 正確使用問候語
儘管用「Hey」作為寫給朋友的電郵開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式寫給一個潛在的商務夥伴。另外，使用非常正式的傳統開場白（如「Dear Sir/Madam」）已經越來越過時，最好寫「Dear Mr. / Ms.」然後接對方的姓氏。如果你們在一起工作的話，寫他們的名字也沒有關係，例如「Dear John」。
3. 郵件要簡潔明瞭
寫其他體裁的文章時，可能需要選用精美的詞語和複雜的句法，顯示你的聰明才智和英語水平。而寫英文電郵時，你只需用一種清晰且有條理的方式便可。
在電郵的第一段，首先清楚地表明你的寫信目的，然後每一段都要有中心句，保持條理清晰：例如使用類似「first, second, next, and finally」的詞語引導讀者理解你將表述的每一個新觀點。
你無需在電郵中包括所有的詳細內容，你可以用「If you have any other questions please feel free to contact me（如有問題，請與我聯繫）」這樣的句子結束郵件，讓接收者有機會詢問更多的信息。
4. 有禮得體
寫郵件時，盡量清晰地陳述所寫的內容，無論是請求一次工作面試，還是進行其他的業務聯繫，最好不要用「I want」之類的詞語表示要求，而用「I would like」顯得更尊重對方；「I am interested in」則是提出請求建議，或者尋求意見的較好選擇。
5. 電子郵件的正確結尾
「I am looking forward to your (early) reply（望早日答覆）」、「Thank you」或者「Sincerely（誠摯的）」都是給收信人留下良好印象的結尾方式。
請參看以下範文：
TO: susan.lin@pearsoned-earn.com —［1］
FROM: sar032@aol.com (Shirely Taylor) —［2］
DATE: Monday, May 26, 2003 —［3］
TIME: 4:30:27 GMT —［4］
SUBJECT: A-Z of Business Communications —［5］
Dear Mrs. Lin, —［6］
I wrote to you on 23 May describing our new Gro-More range and enclosing our latest catalogue. I have not received a reply from you and wonder if you actually received my letter? —［7］
I will be very happy to answer any questions you may have about our Gro-More range and explain the unique features and benefits to you.
Alternatively I would be pleased to arrange for one of our representatives to visit you and bring some samples to show you.
Your custom is very valuable to us. If there is any way I can help you, please do not hesitate to write to me.
Sincerely, —［8］
Shirley —［9］
SHIRLEY TAYLOR —［10］
Manager of Sales Department
Koffit Trading Co., Ltd.
Add.: 15 Western Avenue, Shanghai, China
Tel.: 86-21-88654987
Fax: 86-21-88654988
Email: abccompany@alibaba.com
Catalogue: http://abccompany.alibaba.com
請注意格式：
［1］收信人的電郵地址
［2］發信人的電郵地址
［3］寫信日期
寫日期時，請注意以下幾點：
a. 年份要寫完整，不能用03代替2003。
b. 月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，如31/3/03不能在正式的郵件中出現。但是可以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。
［4］時間
［5］主題
［6］稱呼
［7］正文
［8］結束語
［9］簽名
［10］聯繫方法
這部分內容要完整，包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯繫方法（住址、電話、傳真、電郵地址、網站）。寫地址時要注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號隔開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。你可以在自己的郵箱預設一個範本。每次寫信只要選擇這個範本，信件會自動顯示這些內容。
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