Whatsapp自動回覆教學，24小時秒回客戶，優化你的CRM係統

在香港，WhatsApp早已成為我們日常的主要通訊工具。許多B2C公司為了更有效地與現有客戶進行實時溝通並推動潛在客戶的銷售，紛紛採用WhatsApp Business（商業帳號）。WhatsApp Business的自動回覆功能更進一步提升了這些公司的運營效率，讓企業能夠在客戶發送查詢時立即給予回應。

然而，隨著業務不斷擴展和客戶數量的增加，公司需要投入更多人力和時間來跟進個案和回覆查詢，這不僅增加了出錯和遺漏的風險，還可能導致對每位客戶的了解不夠深入。因此，一些香港企業已經意識到僅靠WhatsApp Business管理客戶的局限，開始探索CRM系統的功能和優勢。他們期望CRM系統能減輕團隊負擔，同時提高客戶管理能力，並創造更多客戶和盈利機遇。

透過結合WhatsApp Business的自動回覆功能與先進的CRM系統，企業能夠實現更高效的客戶管理和精準的市場營銷，最終增強其競爭力。

如何在Whatsapp Business 自動回覆客戶?

當今數位時代，許多企業都利用WhatsApp Business來與客戶進行即時溝通。為了提升客戶服務效率，自動回覆功能成為了不可或缺的工具。以下是如何在WhatsApp Business上設置自動回覆客戶的詳細步驟。

(1)開始使用自動回覆
首先，確保你的手機上已安裝並設置好WhatsApp Business。進入應用後，點擊右上角的三個點，選擇「設定」，然後點擊「商務工具」。

(2)設置歡迎訊息
歡迎訊息是在客戶首次聯繫你或在14天內未聯繫過你時，自動發送的一條訊息。你可以通過以下步驟設置：

• 在「商務工具」中，選擇「歡迎訊息」。
• 打開歡迎訊息功能。
• 點擊「訊息」編輯你想要發送的歡迎訊息，例如：「您好！感謝您聯繫我們。我們會盡快回覆您。」
• 點擊「收件者」，選擇希望自動發送歡迎訊息的對象，可以是所有人或是特定聯絡人。

(3)設置離開訊息

離開訊息是在你無法立即回覆時自動發送的訊息。設置方法如下：

• 返回「商務工具」，選擇「離開訊息」。
• 開啟離開訊息功能。
• 編輯離開訊息，例如：「您好，我們目前不在線上。請留下您的訊息，我們將盡快回覆您。」
• 設定發送時間，可以選擇總是發送、在特定時間段發送或是自定義時間。

(4)快捷回覆

快捷回覆是預設的一些常見問題的回覆，你可以通過輸入快捷代碼來快速發送。例如，對於常見的訂單查詢，可以設置：

• 在「商務工具」中，選擇「快捷回覆」。
• 點擊右下角的「新增」按鈕。
• 輸入快捷訊息，如「/訂單」，並輸入對應的回覆內容，例如：「請提供您的訂單號，我們將為您查詢訂單狀態。」

(5)維護和優化

定期檢查並更新你的自動回覆訊息，以確保它們始終符合最新的業務狀況和客戶需求。根據客戶反饋調整訊息內容，提高客戶滿意度。

透過正確設置和使用WhatsApp Business的自動回覆功能，企業可以顯著提升客戶服務效率，提供更即時和專業的回應，從而增強客戶體驗。

B2C企業使用WhatApp Business的問題

B2C企業的客戶對象為大眾，由於服務人數較多，因此在使用WhatsApp Business時，經常出現以下三類客戶管理問題：

1. 逐一跟進WhatsApp訊息，消耗時間成本

潛在客戶從廣告、社交媒體和網頁認識你的品牌後，通常都會先在WhatsApp查詢相關詳情、流程或規格，才進行最終抉擇。雖然大部分查詢問題都非常簡單，但要面對龐大的客戶群，即使每個答覆大致相同，要人手即時和逐一回應查詢，仍然非常吃力。

2. 流失具價值的潛在客戶

作為一位潛在客戶，他們或多或少都對你的產品或服務產生興趣。可是，他們會因為各種因素，例如深思熟慮或工作繁忙，而遲遲未能作出決定。假如你的團隊沒有在Whatsapp Business上設置跟進客戶的設定，便會在不知不覺間，再次流失具價值的潛在客戶。

3. 難以進行Remarketing

對B2C企業而言，Remarketing（再營銷）是一個十分關鍵的營銷策略。若想精確地在WhatsApp上實行Remarketing，則需要仔細區分潛在客戶和現有客戶。然而，WhatsApp Business並無任何客戶分類或個人化訊息模板（Template）的設定。所以，B2C企業要在WhatsApp Business直接作出Remarketing並取得成效，可謂非常困難和耗時。

CRM系統：解決WhatsApp Business問題的最好方法？

企業經常遇到以上問題的原因，主要源於WhatsApp商業帳號在開發和設計上，沒有從企業角度出發，作出最全面的考量；而僅以WhatsApp普及版作為基礎，為對話進行某些延伸設計。

相反，CRM（客戶關係管理）系統，顧名思義是為管理企業與客戶關係而設的解決方案。在市面上眾多CRM軟件之中，HubSpot獲評為三大最佳CRM系統之一。HubSpot除了能夠結合WhatsApp Business使用，更可利用各項Hubspot自動化功能，提升企業管理和客戶體驗，例如：

1. 共享收件箱：管理所有來自WhatsApp的消息，並在HubSpot的共享收件箱中查看，讓團隊可以全面了解客戶互動情況​。
2. 消息自動化和工作流程：使用HubSpot的工作流程自動發送消息，包括歡迎消息、購物車遺棄通知和根據客戶行動發送的後續消息。
3. 個性化消息：使用HubSpot CRM中的數據創建和發送個性化的WhatsApp消息模板，提供針對性的溝通，提升客戶參與度​ 。
4. 會話跟踪：在HubSpot聯繫人的時間軸上記錄和跟踪所有WhatsApp會話，確保所有客戶互動被記錄並可供查看。
5. 潛在客戶生成和通知：自動將來自WhatsApp的新潛在客戶添加到HubSpot，並接收新消息通知，以便及時捕捉和處理新機會​。
6. 多媒體支持：通過HubSpot從WhatsApp發送文本、圖片和視頻，允許在平台內進行豐富的媒體交流​。
7. 客戶同意管理：HubSpot會記錄客戶的同意狀態，並在發送外發消息前進行檢查，確保遵守WhatsApp的消息政策​。
8. 儀表板和報告：訪問儀表板以查看最近的活動和消息狀態，幫助管理者監控會話並有效管理團隊​。
9. 模板創建和管理：創建和管理消息模板，以實現與客戶的一致且高效的溝通​。

因此，由吸納、培育、跟進到分析客戶，HubSpot的全方位CRM系統均可提供自動化支援。這不但為企業營銷、銷售和客戶服務等團隊帶來更多優勢，也為消費者創造更體貼和個人化的體驗，提升他們的消費意慾。

醫療機構適合使用HubSpot CRM嗎？

在數碼世界之中，任何行業和公司都會遇到管理客戶、跟進查詢和檢視數據的困難。有見及此，醫療機構同樣適合利用HubSpot等CRM系統，改善以下各方面的流程：

• 客人可於WhatsApp上自動獲取「常見問題」的答案（如營業時間、身體檢查詳情），或預約日期和時間。而所有訊息均會自動轉移至HubSpot作紀錄，以便團隊日後跟進。
  
  
• 所有預約均可透過Workflow設置，自動在應診前發送提示訊息。一旦客人需要改期，應可於WhatsApp上直接提出。